Heb je gekozen voor een eventplanner om jouw bedrijfsevenement tot in de puntjes te organiseren? Goede keuze! Een eventplanner zal jou volledig ontzorgen zodat je meer tijd hebt voor de complexe taken binnen het bedrijf. Maar alvorens een eventplanner kan starten met de voorbereidingen van jouw bedrijfsevenement, is het belangrijk om wat praktische informatie mee te geven. Hierdoor kan de eventplanner een op maat gemaakt feest organiseren dat perfect aansluit bij het bedrijf. Welke info bezorg je de eventplanner nu? Dat lees je in deze blog!
Het doel en type evenement
Ten eerste kan je best even stilstaan bij het doel van jouw evenement. Welke gelegenheid heb je te vieren met de onderneming? Wat wil je bereiken met het evenement? Hierna zal snel duidelijk worden welk soort evenement het beste aansluit bij het doel dat je wil bereiken. We kunnen een onderscheid maken tussen de volgende doelstellingen…
Relaties onderhouden
Een goede verstandhouding hebben met je partners is van cruciaal belang! Het draagt zelfs bij tot het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen. Een bedrijfsevent is een ideale en leuke manier om bepaalde zakenrelaties te versterken. Op een bedrijfsevenement kan je belangrijke partners of klanten uitnodigen om samen een fijne dag te beleven en de band met elkaar te versterken.
Motiveren en belonen
Misschien wil je het personeel belonen voor hun goede prestaties en behaalde targets… Of misschien wil je hen dat extra duwtje geven om motivatie te vinden voor toekomstige projecten. Dan is een personeelsfeest de perfecte formule om jouw werknemers volledig in de bloemetjes te zetten. Het is een ideale gelegenheid voor je werknemers om elkaar op een andere manier te leren kennen, los van het werk. Een personeelsfeest kan de sfeer op de werkvloer bevorderen en je werknemers zullen zich ongetwijfeld gewaardeerd voelen!
Informeren en overtuigen
Een derde doelstelling kan zijn om mensen te informeren en overtuigen. Denk maar aan een nieuw product dat je graag zou voorstellen aan je werknemers of aan het brede publiek. Een productlancering event is dan dé perfecte manier jouw product meteen in de kijker te zetten en mensen te overtuigen van de meerwaarde!
Mijlpalen vieren
Ook in het bedrijfsleven valt er veel te vieren. Van behaalde doelstellingen, tot de opening van een nieuw filiaal of een jubileum van het bedrijf… Een opening en een personeels- of bedrijfsevenement zijn geschikte evenementen om deze speciale gelegenheid te vieren binnen het bedrijf.
De genodigden
Denk ook eens na over de gasten die uitgenodigd zullen worden op het event. Wil je een groot aantal gasten op het event of hou je het liever beperkt? En welke gasten zullen uitgenodigd worden? Als je een besloten evenement organiseert, kan je best een gastenlijst op te stellen. Je kan het nu eenmaal niet veroorloven om een belangrijke zakenrelatie te vergeten. Maak in de gastenlijst ook een onderscheid tussen de doelgroepen, want verschillende doelgroepen kunnen een aangepaste aanpak vereisen. Overweeg tot slot ook eens of de genodigden eventueel hun partner en/of kinderen mogen meenemen naar het event.
Het budget
Een eventplanner houdt steeds rekening met het budget dat jij voor ogen hebt. Denk daarom zeker na over het budget dat je opzij wil zetten voor jouw bedrijfsevent. Houd er rekening mee dat het soort evenement en het aantal aanwezigen een grote impact kunnen hebben op de kostprijs. Zie je het groots met honderden aanwezigen of ga je toch liever voor een klein en intiem evenement? Welke verwachtingen heb je over het evenement? Zorg er uiteraard voor dat je verwachtingen realistisch zijn en binnen het vooropgestelde budget passen.
De bedrijfsidentiteit
Last but not least, moet de eventplanner een goed beeld hebben over de bedrijfsidentiteit. Wat is de bedrijfsmissie en visie? Wat zijn de waarden van het bedrijf? Het is enorm belangrijk om het bedrijfsverhaal zo concreet mogelijk door te communiceren. Zo kan de eventplanner jouw bedrijfsidentiteit vertalen naar een op maat gemaakt evenement dat uitstekend past bij het bedrijf. Bovendien zal je die echte ‘wauw factor’ krijgen waarmee je een blijvende indruk kan achterlaten bij je gasten.
Op zoek naar een eventplanner?
Ben jij nog op zoek naar een eventplanner om jouw corporate event onder handen te nemen? Elegant Events helpt je graag verder bij het organiseren van een uniek en memorabel bedrijfsevenement. Als ervaren eventplanner organiseer ik bedrijfsevenementen die een blijvende positieve indruk nalaten bij jouw gasten. Ik werk daarbij steeds volledig op maat en vertrek vanuit het budget dat u vooropstelt. Ik vertaal de bedrijfswaarden naar een corporate event waar de klanten, partners, werknemers en genodigden van versteld zullen staan!
